六：職業健康安全管理體系文件的編制原則
1.符合性
編制一體化管理體系文件應做到“兩符合”,既要符合ISO 45001標準的所有要求，又要符合企業的特點。上述標準是組織建立一體化管理體系的依據，必須深刻理解標準條款的涵義，轉化到體系文件中去，不要回避和遺漏。但是，由于標準的適用范圍很廣，標準本身只提出一些基本要求，而企業的情況千差萬別，因此，企業應根據自身的職業健康安全管理情況和問題，來進行策劃和實施，切忌文件一般化。
2.層次性
通過一定的結構形式，體現文件的層次性。它反映在文件與文件之間和上下左右關系，它反映在每一個文件內的章、條、段的安排上層次分明性。
層次性的基本原則是：上層覆蓋下層，下層支持上層。例如：程序文件是對管理手冊的支持，作業文件是對程序文件的支持。一般情況下，下層文件不得違反上層文件的規定。下文件應比上層文件更具體。
3.協調性
文件與文件之間接口明晰，職責分清，協調有序，上下呼應，互不矛盾。同一層次文件之或不同層次文件之間在職責、要求方面要一致，上下層次文件應連貫、銜接和對應。
4.規范性
文件結構統一，體例統一，格式規范，字號統一。
5.實用性
文件主題清晰、明確，內容針對性強，簡明扼要，通俗易懂。內容與實際緊密結合。
有關要求循序漸近，做不到的不可超前編入，切忌生搬硬套，要講求文件的可操作性。
對每個過程進行描述內容一般如下：
a.范圍，簡要描述該過程的目標和實用的活動、產品或服務的范圍。
b.規范性文件，以提供文件查詢途徑，即要附上相關的文件編號或名稱等。
c.定義，其目的是為了準確界定術語的含義，防止誤解。
d.職責，描述此過程的主管部門及相關部門，明確職責及權限。
e.職業健康安全標準中以下過程通常應形成相應的程序文件：
(1)相關方；(2)風險和機遇；
(3)合規義務和合規性評價；(4)危險源辨識與風險評價；
(5)人力資源；(6)溝通；
(7)文件和紀錄；(8)運行控制；
(9)應急準備和響應；(10)內部審核；
(11)管理評審；(12)績效監測和測量；
(13)事故(事件)報告、調查與處理；(14)改進和糾正措施。
對上述過程，管理手冊應簡要描述實施該體系過程中工作內容和要求，對如何實施的方法和程序在管理手冊中不作詳細描述，避免與程序文件重復。在手冊中應相對詳細地描述實施該過程中工作內容和要求，并結合組織活動、產品和服務的特點來進行描述。
